O gerente de compras envia constantemente RFPs aos fornecedores, coleta informações, sistematiza-as e analisa-as. Essa fase da operação leva metade de um dia útil. Além disso, o número de fornecedores está aumentando e é necessário monitorar constantemente a disponibilidade de mercadorias, promoções, melhores preços e condições de compra.
A tarefa de automatizar esse processo foi definida para liberar tempo para os funcionários do departamento de compras e melhorar a qualidade da coleta de informações.
O robô procura fornecedores usando consultas de pesquisa, encontra um endereço de e-mail e envia um e-mail (os dados, o número da solicitação e os contatos do gerente são inseridos automaticamente). Em seguida, o robô examina os novos e-mails de resposta, a lista de fornecedores e filtra os dados.
Com base nas propostas recebidas, o gerente analisa e seleciona um fornecedor adequado.
